المحاسبة بالحاسوب

بسم الله الرحمن الرحيم
مادة علمية خاصة
بعنوان :" تطبيقات محاسبية بإستخدام برنامج إكسل"
"Accounting Applications by using Excel Program"
إعداد : محمد حفناوي (مدرب معتمد Certified Trainer)

✓ أولا : نبذة استطلاعية حول برنامج إكسل :
برنامج المايكرو سوفت اكسل الذي يعمل تحت بيئة ويندوز هو برنامج جداول الكترونية بيانية يستعمل لإدارة البيانات وتحليلها وتخطيطها. هذا البرنامج هو عبارة عن ملف مصنف يحتوي على أوراق عمل تشبه أوراق عمل المحاسب التقليدية ولكن هنا يتم كتابة الحسابات الكترونيا ، وهنا من السهولة أن يتم إدخال المعلومات في ورقة العمل ثم تغييرها أو حذفها أو العديل عليها ، ويمكن استخدام برنامج اكسل في مجالات تطبيقية متعددة للمحاسبة.
أ- تصميم المستندات والقوائم المالية باستخدام اكسل:
   يمكن من خلال هذا البرنامج تصميم مستندات القيد والقبض والصرف والفواتير، وكما يمكن تصميم الحسابات الختامية مثل قائمة الدخل والميزانية العمومية وقائمة التدفقات النقدية ، وتتم عملية التصميم تتم من خلال كتابة الأرقام والنصوص في داخل المربعات (الخلايا) ويتم تحديد المستند أو القائمة من خلال تعليمه " BORDER" في الأمر المنسدل "FORMAT" كما يمكن تلوين أرضية المستند من خلال تعليمه "PATTERNS" .
من ميزات برنامج اكسل إمكانية استخدام المعادلات الرياضية كالجمع للخلايا المتتالية ، فمثلا لو كان التصميم لقائمة دخل فإنه يمكن استخدام أمر الجمع  (SUM)  أسفل الخلايا التي سيتم جمعها ، فمثلا أرقام الخلايا المتجانسة يمكن جمعها من خلال هذا الأمر  بالخطوات التالية:
1-  اختيار أمر الوظائف  "FUNCTION"  من قائمة الإضافة " INSERT"
.2- اختيار الوظيفة " SUM"  من مجموعة المعادلات الأكثر شيوعا
RECENTLU USED" "MOST .
3- تحديد الخلايا التي سيتم جمع أرقامها.
4- الضغط على أمر إدخال من لوحة المفاتيح.
ولجمع خليتين أو طرحهما يمكن من خلال وضع إشارة المساواة في الخلية المراد ظهور النتيجة فيها ومن ثم اختيار الخلية التي فيها الرقم الأكبر ولتكن "A1" ومن ثم وضع إشارة الطرح وبعدها وضع المؤشر على الخلية التي سيتم طرحها ولتكن الخلية "B2 " ومن ثم ضغط إدخال في لوحة المفاتيح لتظهر النتيجة، والمعادلة التي سيتم وضعها في الخلية التي سيظهر فيها النتيجة ستكون :"A1-B2" والتي ستظهر هذه المعادلة في أعلى ورقة العمل في برنامج اكسل أما في الخلية نفسها فتظهر نتيجة الطرح فقط.


1. ب- إعداد الرسوم البيانية الداعمة للقرار بإستخدام إكسل :
العديد من القرارات الإدارية يمكن اتخاذها بالاعتماد على الأشكال الهندسية  والرسوم البيانية التي تصف نتيجة الأعمال أو التوقعات المستقبلية والتي تدعم قرارات أصحاب القرار ، ويمكن بإستخدام برنامج إكسل إعداد الرسوم البيانية المختلفة مثل الدوائر ومثل الخط البياني أو الأعمدة البيانية ، ويمكن استخدام الدوائر في توضيح مساحة الأعمال ، مثل توضيح مساحة مبيعات فروع منشأة ذات فروع متعددة ، أو يمكن إستخدام الخط البياني لتوضيخ إتجاه البيانات التاريخية أو المستقبلية والذي يمكن استخدامه في منشأة لها منتجات تتأثر بالفصول السنوية مثل المشروبات الباردة التي تكون مبيعاتها في تصاعد في فصل الصيف بينما ينخفض الاتجاه في فصل الشتاء ، وهكذا تدعم الرسوم البيانية (التي يمكن توفيرها بالإكسل) لدعم قرار المدراء .

يمكن رسم المخططات البيانية من خلال الخطوات التالية :
1- اختيار تعليمة CHART في أمر إضافة INSERT
2- اختيار الرسم البياني المناسب من خلال عينات الرسوم البيانية التي تعرض بعد الضغط على التعليمة المطلوبة
3- الضغط على أمر التالي NEXT في شاشة الرسوم البيانية
4- تحديد مجال الأرقام المطلوب رسمها  بيانيا
5- الضغط على أمر الإنهاء الأخير FINISHED

والشكل أدناه يوضح رسم بياني بإستخدام الإكسل حول راتب موظف خلال خمس سنوات :


السنة راتب موظف سنوي
2005 100000
2006 200000
2007 300000
2008 400000
2009 500000


 
✓ ثانيا: عرض البيانات المالية والقوائم  المالية والموازنات :
أ-القوائم المالية: عبارة عن بيانات محاسبية ختامية منشورة أو غير منشورة لمنشأة أعمال ما تمثل مصدر معلومات ثانوي للجمهور ، وتشمل هذه القوائم :

1- قائمة الدخل :
توضح هذه القائمة الإيرادات المحققة خلال فترة مالية مقارنة بالمصروفات المستنفذة في تحقيقها مع صافي نتيجة أعمال الفترة إن كانت ربحا أو خسارة ثم أوجه توزيع الأرباح وما يتم إحتجازه .

2- الميزانية العمومية (المركز المالي):
وتمثل أصول المنشأة المقارنة بالالتزامات المترتبة على هذه الأصول في لحظة زمنية هي نهاية الفترة المالية المعدة عنها البيانات ، وبعبارة أخرى توضح الميزانية العمومية مصادر الأموال ( المطلوبات وحقوق الملاك) مع أوجه استخدامات هذه الأموال (الأصول) ، وذلك إعتمادا على معادلة التوازن المحاسبي :
الأصول (الموجودات )= الخصول (المطلوبات ) + حقوق الملكية

3- قائمة التدفقات النقدية (مصادر الأموال واستخداماتها):
وتوضح هذه القائمة المصادر التي حصلت منه المنشأة على الأموال مع أوجه استخدامات هذه الأموال خلال الفترة المالية ، ويمكن استخدامها كأداة جيدة من أدوات تحليل الإئتمان .فهي قائمة تهدف لإعطاء معلومات رئيسية عن المقبوضات والمدفوعات التي تمت خلال فترة مالية معينة . وكذلك إعطاء معلومات عن الأنشطة التشغيلية والرأسمالية والتمويلية خلال نفس الفترة وفقا للأساس النقدي .

ب- الموازنات :
وهي أدوات تخطيطية ذات توجه مستقبلي تهدف المؤسسات منها للتنبؤ بمستوى النشاط الممكن والنتائج المالية وغير المالية التي يمكن أن تسود عند مستوى النشاط المستقبلي المتوقع . وأنواعها : الميزانية النقدية التقديرية ، قائمة الدخل التقديرية ، الميزانية العمومية التقديرية .

✓  ثالثا : مقدمة لمفهوم الموازنات وأهميتها في الميزان المالي للمؤسسات وطرق إعدادها:

1- الميزانية النقدية التقديرية :
أ- التعريف : هي توقع مبني على أسس سليمة ومنطقية لكمية ومواعيد المقبوضات والمدفوعات النقدية المتوقعة لمؤسسة ما خلال فترة زمنية مستقبلية معينة .

ب- الهدف : قياس السيولة ووضع برامج التسديد المناسبة وتحسين العائد على الإستثمار وأداة لبيان قدرة مشروع على توزيع الأرباح وتعتبر نقطة بداية لإعداد الميزانية العمومية التقديرية .
ج- خطوات إعدادها :
1- تقدير التدفق النقدي الداخل المتوقع وخصوصا المبيعات المتوقعة وأي ايرادات أخرى متوقعة.
2- تقدير التدفق النقدي الخارج المتوقع وأهمها المشتريات المتوقعة من البضاعة وشراء الأصول الثابتة والمصاريف التي سيتم دفعها.
3- استخراج صافي التدفق النقدي ( التدفقات النقدية الداخلة – التدفقات النقدية الخارجة).

2- قائمة الدخل التقديرية:
ِِأ- التعريف: هي عبارة عن توقع للدخل والمصروفات المرتبطة به لفترة مستقبلية محددة.

ب-الهدف: لتقدير الأرباح المتوقعة والتعرف على إمكانية القدرة الذاتية للتمويل والتعرف على الإيرادات والمصروفات والتعرف على كيفية التصرف بالدخل.

ج- خطوات الإعداد:
1- إحضار آخر قائمة دخل فعلية للشركة.
2- تقدير المبيعات المتوقعة خلال الفترة القادمة ويتم التوصل إليها عن طريق التنبؤ وبواسطة تقارير مندوبي المبيعات وعن طريق السجلات للسنوات السابقة.
3- تصنيف عناصر قائمة الدخل إلى قسمين / قسم له علاقة بالمبيعات لذلك يتم حساب نسبة كل عنصر من هذه العناصر إلى المبيعات الفعلية بالقانون التالي:
             العنصر/ المبيعات الفعلية      x % 100
والعناصر التي لها علاقة بالمبيعات فهي (تكلفة المبيعات والمصاريف البيعية والمصاريف الإدارية) وهذه العناصر تنسب إلى المبيعات الفعلية ، أما العناصر التي لا يوجد لها علاقة مع المبيعات فتمثل( الإيرادات الأخرى والمصاريف الأخرى ثم الضرائب والأرباح الموزعة)  وهذه العناصر لاتنسب إلى المبيعات الفعلية وإنما قيمتها تقديرية تعود إلى رغبة وسياسة الشركة.
4- تحويل نسب العناصر التي تتأثر بالمبيعات إلى أرقام وذلك بضربها في المبيعات التقديرية.
ه- إعداد قائمة الدخل التقديرية وفقا للقيم الجديدة بعد التعديل.



3- الميزانية العمومية التقديرية:
أ- التعريف: تشكل هذه الميزانية الخطوة الأخيرة في عملية التخطيط المالي وتهدف إلى معرفة كل بند من بنود الموجودات والمطلوبات تقديرا، ويمكن إعدادها بطريقة النسب أو بالأساليب الإحصائية للتنبؤ بعناصرها.

ب- الهدف: تهدف لمعرفة التغيرات التي ستطرأ على موجودات ومطلوبات الشركة خلال فترة مستقبلية ولمعرفة مقدار ما تحتاجه من تمويل لمواجهة هذه التغيرات.

ج- خطوات إعدادها بطريقة النسب:
1- الاستعانة بآخر ميزانية عمومية فعلية للشركة .
2- الاستعانة بآخر قائمة دخل فعلية للشركة لمعرفة قيمة المبيعات.
3- التنبؤ بالمبيعات المستقبلية التقديرية.
4- إيجاد النسب بين المبيعات الفعلية وبين بنود الميزانية الفعلية التي لها علاقة بالمبيعات وباستخدام القانون التالي:
البند (الأصل) / المبيعات الفعلية   x  100%      =نسبة الأصل .
5- تحويل النسب لأرقام تقديرية وذلك بضرب النسب في المبيعات التقديرية.
6- إعداد الجانب الأول من الميزانية العمومية التقديرية (جانب الأصول) مع الأخذ بعين الاعتبار القيم الجديدة للأصول.
7- إيجاد الفرق بين مجموع الميزانية التقديرية ومجموع الميزانية الفعلية فالفرق بينهما يسمى التمويل المطلوب.
8- توفير التمويل المطلوب من مصدر داخلي أو خارجي.
9- إعداد الجانب الثاني من الميزانية العمومية التقديرية ( جانب الخصوم) مع الأخذ بعين الاعتبار لقيم الخصوم الجديدة.

❖ تمرين (1) : قم بالتدرب على إعداد القوائم المالية بإستخدام الإكسل من خلال المعطيات التالية :
1- شركة حققت مبيعات بمقدار 10000 دينار ، كلفة مبيعات كانت 20% من المبيعات ، مصروفات التشغيل 10% من المبيعات ، قم بإعداد قائمة الدخل مع إعداد معادلة تحسب بها مجمل الربح وصافي الربح .

2- شركة لها أصول متداولة بملايين الدنانير على  النحو التالي : نقدية 100 ، ذمم مدينة 100 ، مخزون 150، وأصول ثابتة على النحو التالي : أراضي 250 ، مباني 100 ، ولها خصوم متداولة : 100 ذمم دائنة ، قروض 100 ، سندات 150 ، ولها حقوق ملكية على النحو التالي : رأس المال 250 ، وإحتياطيات وارباح محتجزة 100.

3- إذا كانت التقديرات التالية مقدمة من مد يرك المالي عن النصف الثاني من عام 2009:
- المتحصلات من الذمم عن المبيعات السابقة = 28000 دينار، رصيد النقدية في  30/6/2009 = 1000 دينار، المدفوعات للموردين عن مشتريات سابقة = 8000 دينار، المدفوعات للعمال ( أجور) = 1500 ،مصروفات إدارية وبيعيه = 2000 .
فإذا كانت على الشركة في النصف الأول من عام 2009 قرضا حسنا من الحكومة بمبلغ 3000 النصف  ستسدد ما أمكن تسديده خلال النصف الثاني من العام والباقي سيبقى التزاما متراكما آخر الفترة.
المطلوب: إعداد الميزانية النقدية التقديرية للنصف الثاني من عام 2009 .

✓ رابعا- الإدارة المالية بإستخدام الحاسوب :
تعرف الإدارة المالية على أنها : الوظيفة أو النشاط المختص بقرارات التمويل هو تجهيز المنشأة بالمصادر المالية الممتلكة والمقترضة (حق الملكية والالتزامات) ، وبقرارات الإستثمار وهي توظيف الأموال في الموجودات (المتداولة والثابتة ) وأخيرا بقرارات توزيع الأرباح .
في أي نظام معلوماتي لا سيما نظام المعلومات المالية يحتوي على مدخلات منها القوائم المالية (بيانات مالية) التي تستخدم للحصول على المخرجات (المعلومات المالية) التي تستخدم للحصول على المخرجات (المعلومات المالية) للازمة لدعم القرار المالي لدى المدير المالي . يتم إجراء عمليات معالجة مالية على هذه القوائم مثل التحليل المالي بإستخدام المعادلات (النسب) أو بإستخدام الرسومات البيانية . يتم إجراء هذه المعادلات لإغراض الحصول على المخرجات في هذا النظام والتي تكون على شكل تقارير تحتوي معلومات تمثل نتائج التحليل المالي والتي تستخدم لدعم القرار التشغيلي أو التمويلي أو الإستثماري .
من معايير قياس الربحية العائد على الإستثمار ROI = صافي الربح بعد الضريبة / جملة الموجودات

حالة عملية (لعب أدوار): لشركة السلام الأخضر حول العالم كان أمام المدير المالي البدائل التالية :
1- بدائل التمويل : التمويل بالاسهم أو بالسندات أو بالارباح المحتجزة
علما أن : كلف التمويل : كلفة الأسهم <  كلفة السندات <  كلفة الارباح المحتجزة .
2- بدائل الإستثمار : صناعي أو خدمي أو تجاري ؟
علما أن: عوائد الاستثمارات : صناعي < تجاري < خدمي
المطلوب منك !!  : كيف يمكنك لو طلب منك لعب دور المدير المالي أخذ قرارات تمويلية وإستثمارية في هذه الحالة ؟؟
☂ المشورة والقرار :
نلاحظ هنا أن المدير المالي في حالة التمويل أمامه عدة بدائل للتمويل هي أما التمويل بالاسهم والتي هي أدوات ملكية أو التمويل بالسندات والتي هي أدوات دين أو بالارباح المحتجزة والتي هي من الملكية ، وقرار المدير المالي هنا يعتمد على العوامل التي يهتم بها فإذا اعتبرنا في الحالة هذه أن العامل الوحيد للمبادلة بين الخيارات المتاحة للتمويل فان القرار سيكون اختيار البديل الأقل كلفة ، وفي الحالة هذه اقل بديل للتمويل هو الارباح المحتجزة وبالتالي سيكون التمويل بها لأنها اقل كلفة.
أما القرار الاستثماري للمدير المالي فسيكون اختيار المشروع الاستثماري الأكثر عائدا والذي في هذه الحالة هو المشروع الصناعي وبغض النظر عن مخاطرة البدائل الاستثمارية المتاحة، وإذا أراد المدير المالي المبادلة بين مخاطرة المشاريع الاستثمارية المتاحة فانه بالطبع سيعتمد على مبادلة المدير المالي بين المخاطرة والربحية، لان أي مشروع جديد تكون له مبادلة بين خطورته والربحية الناتجة عنه فكلما زادت خطورته كان لابد من أن يحقق أرباحا عالية حتى يتم الاستثمار به أما إذا كان خطورته اقل فالأرباح المرضية تكفي . والعوامل المؤثرة على الربحية والمخاطرة للمشروع هي نوعه  (صناعي ، زراعي، خدمي،....)، حجمه، مدى استخدام القروض وموقف السيولة للمشروع، فالسيولة العالية تخفض الخطورة واستخدام القروض يزيد من الخطورة.

❖ تمرين (2) : إليك البيانات التالية :
الربح لشركة (أ) = 10000 دينار ، الربح لشركة (ب) = 5000 دينار ، إجمالي الموجودات لشركة (أ) = 100000 دينار ، إجمالي الموجودات لشركة (ب) = 25000 دينار ، المطلوب : توصيات لصنع قرار إستثماري .

✓  خامسا- تحليل التدفقات النقدية وتقييم المشروعات بإستخدام الحاسوب :
قائمة مصادر الأموال وإستخداماتها أو بيان التغيرات في المركز المالي وتوضح هذه القائمة لمصادر التي حصلت منها على الأموال مع أوجه إستخدامات هذه الأموال خلال الفترة المالية . لذا يمكن إذا ما أعدت في صورة مقارنة ولعدة فترات مالية متتالية أن توفر معلومات مفيدة عن سياسات التمويل والإستثمار في المنشأة .  

ويمكن إعداد هذه القائمة في ثلاث صور حسب الغرض من إعدادها :
أ- كأن تعد بشكلها الذي يوضح مصادر الأموال المتاحة للمنشأة من جميع مصادرها المالية وكذلك أوجه استخداماتها في جميع المجالات . ويطلق على القائمة المعدة بهذا الشكل بصورة متوازنة "قائمة مصادر الأموال وإستخداماتها "
ب- كما يمكن إعدادها بشكل آخر يبرز التغيرات الحادثة في رأس المال العامل فقط . فتسمى حينئذ قائمة مصادر وإستخدامات رأس المال العامل . أو قائمة التغيرات في المركز المالي .
ج- ويمكن إعدادها  بصورة ثالثة تلخص التغيرات الحادثة فقط في البنود التي تركت آثارا على النقدية cash flow   وليس التدفقات المالية funds flow  وعلى المركز النقدي للمنشأة لا مركزها المالي والقائمة بشكلها الأخير هي التي شرحت سابقا وهي الأكثر إستخداما في العصر الحاضر.

❖ تمرين (3) : قم بإعداد قائمة تدفقات نقدية بإستخدام إكسل:
أ- التدفق النقدي من الأنشطة التشغيلية :
20000النقدية المحصلة من العملاء ، النقدية المدفوعة للعملاء -5000 ، النقدية المدفوعة للمصروفات -5000 ، .
ب- التدفق النقدي من الأنشطة الاستثمارية :
نقدية  محصلة من بيع استثمارات 10000 ، نقدية مدفوعة لشراء آلات ومعدات -5000.
ج- التدفق النقدي عن الأنشطة التمويلية :
نقدية محصلة عن اقتراض طويل الأجل 10000 ، نقدية محصلة من إصدار أسهم 10000 ، توزيعات أرباح -15000.


✓ سادسا: الميزانية العمومية ومكوناتها وأهميتها وتحليل البيانات المتعلقة بها :
تستخدم نسب السيولة كأدوات لتقييم المركز الائتماني للمنشأة والذي يعبر عادة عن مدى قدرتها في الوفاء بالتزاماتها قصير الأجل .
وتشمل هذه النسب ما يلي :
1- نسب التداول = الموجودات المتداولة / المطلوبات المتداولة
2- نسبة السيولة السريعة = (الموجودات المتداولة – المخزون )/ المطلوبات المتداولة
3- نسبة النقدية = الموجودات النقدية وشبه النقدية / المطلوبات المتداولة
4- معدل دوران الذمم المدينة = صافي المبيعات / رصيد المدينين
5- معدل دوران المخزون = تكلفة البضاعة المباعة / رصيد المخزون
6- معدل دوران الموجودات = صافي المبيعات / جملة الموجودات
7- نسبة الديون / الموجودات = جملة الديون / جملة الموجودات
8- فترة استرداد القرض = (النقدية وما يعادلها – الفوائد المدفوعة – توزيعات الربح) / قيمة القرض
9- عائد السهم العادي = صافي الربح بعد الضريبة – توزيعات الأسهم الممتازة / عدد الأسهم العادية
10- القيمة الدفترية للسهم العادي = جملة حقوق المساهمين العاديين / عدد الأسهم العادية

❖ تمرين (4) : لديك البيانات التالية جمعتها السكرتيرة التنفيذية عن شركة سوقية :
نقدية 1000 دينار ، مخزون آخر المدة 200 دينار ، مشتريات خلال الفترة 100 دينار ، مخزون أول المدة 50 دينار ، صافي المبيعات 500 دينار ، رصيد الدائنين 350 دينار ، رصيد المدينين 300 دينار ، والمطلوب ما يلي :
1- إدخال البيانات أعلاه في ملف إكسل .
2- بإستخدام إكسل قم بحساب نسبة التداول ، والسيولة السريعة ،معدل دوران الذمم المدينة ، معدل دوران الموجودات ، نسبة الديون / الموجودات .

✓ سابعا : التحليل الأفقي والعمودي للنسب المالية بإستخدام إكسل :
أ- التحليل الرأسي (العامودي):
وهو التحليل الذي يقوم على أساس المقارنة بين أرقام في القوائم المالية حدثت في نفس الفترة ، كمقارنة صافي الربح لسنة ما مع مبيعات نفس السنة. ويتصف هذا النوع من التحليل بالسكون لانتفاء البعد الزمني، حيث أن المقارنة تتم في نفس الفترة .
ب- التحليل المقارن للقوائم المالية:
بموجب هذا الأسلوب من أساليب التحليل المالي تتم المقارنة فيما بين أرقام القوائم المالية للفترة المحاسبية نفسها لتظهر محصلة هذه المقارنة في صورة نسب مئوية ، كأن تنسب تكلفة المبيعات في قائمة الدخل مثلا إلى قيمة المبيعات في نفس القائمة ، أو تنسب قيمة كل بند من الأصول المتداولة في الميزانية إلى مجموع الأصول في الميزانية نفسها.
ج- التحليل الأفقي (تحليل الاتجاهات):
ويتم من خلال مقارنة عنصر معين في الميزانية أو قائمة الدخل على مدار سنتين متتاليتين.فمثلا صافي ربح عام 2008 كان 30000 وصافي ربح عام2009 كان 35000 ، هنا تتم المقارنة بين أرقام نفس العنصر ولكن بين عامين متتاليين . ويعرف هذا التحليل بمصطلح تحليل الاتجاهات ويساعد هذا التحليل على مايلي:
1- معرفة اتجاه النسبة الخاصة بعنصر معين في المركز المالي أو قائمة الدخل خلال فترة زمنية.
2- تقييم أداء الإدارة من خلال اتجاه النسب نحو التحسن واتخاذ القرار المناسب بشأنها.
3- محاولة التنبؤ بما سيكون عليه الوضع مستقبلا في المنشأة.
4- الحكم على مدى مناسبة سياسات الإدارة ومدى نجاحها.
ويتخذ تحليل الاتجاهات شكل التحليل المالي الأفقي للبيانات المالية المنشورة للمنشأة على مدار عدة فترات مالية متتالية تمتد مثلا من 5-10 سنوات، وتعامل السنة أو الفترة المالية الأولى كسنة أساس ليتم بعد ذلك إظهار قيم كل بند من بنود القوائم المالية التالية في شكل (%) نسبة مئوية من قيمته في سنة الأساس.